I cittadini possono consultare e/o richiedere copia degli atti comunali, delle deliberazioni (del Consiglio e della Giunta comunale) o delle determinazioni dei responsabili. Affinché possano farlo, la legge prevede che vi abbiano interesse, cioè che i citati provvedimenti devono trattare un argomento che in qualche misura li riguarda.

L'interesse del cittadino affinché possa esercitare il diritto di accesso deve essere "interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti" ciò per favorire la trasparenza e lo svolgimento imparziale dell'attività amministrativa.

Il cittadino che intende esercitare il diritto di accesso alla presa visione ed eventualmente alla richiesta di copia di un provvedimento, deve presentare una istanza motivata. La motivazione deve esplicitare le ragioni per cui ritiene di avere interesse.

Normalmente è previsto un apposito modello da compilare presso gli uffici Ufficio Relazioni con il Pubblico.

E' importante sapere che qualora l'atto amministrativo richiesto in visione e/o in copia, contenga delle informazioni di natura riservata, l'accesso verrà negato.

Di norma le richieste di accesso non hanno scadenza, cioè possono essere presentate in qualunque momento. Invece può essere previsto un termine entro il quale l'ufficio che detiene l'atto amministrativo richiesto in presa visione o copia, dia la propria disponibilità all'esibizione dello stesso. In genere è previsto un termine soprattutto per gli atti amministrativi di anni precedenti che debbano essere ricollocati negli appositi archivi storici.